Procédure de recueil des signalements - Lanceur d'alerte

Objet de la procédure ?

La présente procédure de signalement est destinée à informer toute personne potentiellement concernée par un signalement sur :

• le périmètre de la procédure de signalement
• les droits et obligations des personnes concernées
• les modalités de recueil et de gestion des alertes

Cette procédure est commune à toutes les entités de Claranet France. Le canal de réception des alertes, leur évaluation et leur traitement font l’objet de ressources partagées.

1. À qui s'adresse cette procédure ?

Cette procédure de signalement est destinée à toute personne physique qui entre dans une des catégories ci-dessous vis-à-vis de Claranet ( cf.art 8 loi Sapin 2 modifiée)

• Membre du personnel de Claranet
• Anien collaborateur de Claranet qui a obtenu les informations dans le cadre de la relation de travail avec Claranet
• Candidat à un poste au sein de Claranet qui a obtenu les informations dans le cadre de sa candidature
• Titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale
• Membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance
• Actionnaires
• Associés
• Collaborateurs extérieurs et occasionnels ( intérimaire, prestataires en régie, etc.)
• Cocontractants, leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel

2. Est-ce que je remplis les conditions pour avoir le statut de « lanceur d’alerte » ?

Lanceur d’alerte : définition (article 6.I - loi Sapin 2, modifiée)
« “Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance” »

Pour avoir le statut de lancer d'alerte je dois remplir toutes les conditions ci-dessous :

• Je suis une personne physique
• J’agis sans contrepartie financière et de bonne foi
• Les faits que je souhaite signaler relèvent d’une des catégories ci-dessous :
• Un crime ou un délit,
• Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général
• Une violation ou une tentative de dissimulation :
• d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France
• d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement,
• du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement
• Si je souhaite signaler/divulguer des informations que je n’ai pas obtenues dans le cadre de mes activités professionnelles, je dois en avoir eu connaissance personnellement

Cette procédure d’alerte est également applicable pour signaler toute conduite ou une situation contraire au code de conduite de Claranet qui définit les types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence.

3. Suis-je obligé de réaliser un signalement via cette procédure Claranet ?

La dénonciation d’un fait couvert par la procédure de recueil des signalements, via cette procédure de signalement interne est facultative. Vous pouvez utiliser toutes autres voies existantes (rendez-vous avec le service RH, dépôt de plainte, etc.), ainsi qu'émettre une alerte externe auprès des autorités définies à l’article 8.II de la loi Sapin 2, modifiée ( cf. point 8).

4.Les cas d’exclusion d’utilisation de la procédure Claranet

4.1 Informations et documents dont la révélation ou la divulgation sont interdites

Sont exclus du régime général des lanceurs d’alertes, les faits, informations et documents, quel que soit leur forme ou leur support, dont la révélation ou la divulgation est interdite par les dispositions relatives aux sujets suivants (Art.6.II loi Sapin II, modifiée) :

• secret de la défense nationale
• secret médical
• secret des délibérations judiciaires
• secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires
• secret professionnel de l'avocat

4.2 Faits dont le signalement est encadré par un régime spécifique

La procédure de signalement Claranet ne s’applique pas, si vous remplissez les conditions d’application d’un dispositif spécifique de signalement de violation et de protection de l’auteur du signalement prévu par la loi ou le règlement ou par un acte de l'Union européenne mentionné dans la Directive sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (Directive (UE) 2019/1937 - partie II de l'annexe).

Le cas échéant, vous devez utiliser le régime spécifique.

Avant d'émettre votre alerte via la procédure Claranet, vous devez vérifier que vous n’entrez pas dans un régime spécifique.

5.Suis-je protégé si j’émets un signalement/une alerte ?

Oui, dès lors que vous avez émis un signalement dans le respect des conditions attachées au statut de lanceur d’alerte, vous bénéficiez d’un régime de protection particulier.

Sur le plan civil :

Si vous avez signalé ou divulgué publiquement des informations vous ne serez pas civilement responsable sous réserve de respecter les conditions suivantes :

• Je réponds à l’ensemble des critères de la définition de lanceur d’alerte
• J’avais des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause
• Je réalise l’alerte dans le respect des conditions définies par la loi

Sur le plan pénal :

Dans le cas où les faits que vous signalez/divulguez sont couverts par une obligation de secret protégée par la loi, vous ne serez pas pénalement responsable d’atteinte au secret, sous réserve de respecter les conditions suivantes :

• Je réponds à l’ensemble des critères de la définition de lanceur d’alerte
• Ma divulgation d’un secret est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause
• Ma divulgation d’un secret est réalisée dans le respect de la procédure de signalement
• Ma divulgation ne concerne pas un fait couvert par le secret médical, le secret de la défense nationale, le secret des relations entre un avocat et son client.

La protection dans les relations de travail

Le fait d'émettre une alerte dans les conditions prévues par la loi ne peut faire l’objet de mesures de représailles, de menace ou de tentative de recourir à ces mesures, notamment sous les formes suivantes :

• Suspension, mise à pied, licenciement, refus de promotion
• Changement de lieu de travail, d’horaires de travail
• Résiliation anticipée d’un CDD
• Harcèlement, ostracisme
• Refus de formation
• Etc.

Pour aller plus loin, cf. art.10.1-I et suivants et 13 de la loi Sapin 2, modifiée

En cas de litige avec votre employeur ou votre potentiel futur employeur qui porterait sur une des décisions ou mesures énoncées ci-dessus et qui interviendrait à la suite du signalement d’une alerte, la charge de la preuve que la décision ou la mesure n’est pas liée au signalement de l’alerte, incombe à votre employeur ou votre potentiel futur employeur.

Ce principe s’applique dès lors que vous présentez des éléments de fait qui permettent de présumer que vous avez signalé une alerte en respectant toutes les conditions de signalement.

Le régime de protection des lanceurs d’alerte s’applique également aux :

• “Facilitateurs” ( toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d'alerte à effectuer un signalement ou une divulgation dans le respect des articles 6 et 8 de la loi Sapin 2)
• Personnes physiques en lien avec un lanceur d'alerte qui risquent de faire l'objet de l'une des mesures de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur, de leur client ou du destinataire de leurs services

Avant tout signalement, vous devez être vigilant et vérifier que vous respectez toutes les conditions pour émettre votre alerte.

À défaut, votre responsabilité pourrait être mise en cause, notamment pour violation d’un secret protégé par la loi, ou encore pour diffamation, etc.

Vous pouvez vous faire accompagner par un conseil ou saisir le Défenseur des droits.

6. En pratique, comment adresser mon alerte ?

Si vous estimez remplir l’ensemble des conditions relatives au statut de lanceur d’alerte et que vous souhaitez réaliser un signalement via la procédure mise en place par le Claranet France, vous devez l’adresser par écrit dans les conditions définies ci-dessous.

6.1 Qui est le destinataire de mon alerte ?

En optant pour cette procédure, votre alerte doit être adressée au Comité de gestion des alertes (ci-après “Comité”) mis en place par Claranet pour réceptionner et traiter les alertes.

Qui est ce Comité ?

Le Comité de gestion des alertes est l’organe mis en place par Claranet pour traiter les signalements. Il est composé de membres désignés par la Direction de Claranet. Les membres désignés son compétents, formés et soumis à une obligation de confidentialité.

Les membres exercent leur fonction au sein du Comité de façon impartiale. En cas de suspicion de conflit d’intérêts pour le traitement d’un signalement, le membre concerné ne participera pas au traitement du signalement.

Des membres de l'équipe Sécurité et Conformité de Claranet font partie du Comité et sont chargés de la mise en œuvre de la procédure d’alerte.

6.2 Quelles informations renseigner dans mon signalement ?

Pour aboutir, votre signalement doit être précis. Vous devez renseigner les informations suivantes :

• Les informations permettant de vous identifier (sauf cas où la préservation de votre anonymat s’avère nécessaire), ainsi que des coordonnées de correspondance pour permettre les échanges ultérieurs.
• Tout élément justifiant que vous appartenez à l’une des catégories de personnes mentionnées aux 1° à 5° du A du I de l'article 8 de la loi Sapin 2, modifiée (sauf cas où la préservation de votre anonymat s’avère nécessaire)
• Les faits, informations ou documents quel que soit leur forme ou leur support de nature à étayer votre signalement.

Lien vers le formulaire de déclaration : Formulaire de signalement

Les informations que vous communiquez dans le cadre du dispositif d’alerte, doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.

6.3 Comment en pratique envoyer mon signalement ?

Pour des raisons de confidentialité, il est déconseillé d’utiliser les outils professionnels pour réaliser votre signalement : service de courrier interne, adresse mail professionnelle, imprimante, etc.

Avant de réaliser le signalement, vous vous engagez à prendre connaissance de l’ensemble des éléments de cette procédure et notamment les informations relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles.

Par voie postale :

• Télécharger, compléter et imprimer le formulaire de déclaration : Formulaire de signalement
• Adresser votre signalement sous double enveloppe au Comité de gestion des alertes :
  Sur la première enveloppe - enveloppe extérieure : Claranet, à l’attention de l'équipe Conformité et Sécurité (CICS), 2 rue des Landelles, 35510 Cesson-Sévigné en précisant la mention « personnel et confidentiel ».
• Sur la seconde enveloppe - enveloppe intérieure :
  Comité de gestion des alertes avec la mention « signalement d’une alerte au titre de la loi Sapin 2 », en précisant la date d’envoi.

Par voie électronique :

• Télécharger et compléter le formulaire de déclaration : Formulaire de signalement
• Adresser le signalement à l’adresse mail du Comité de gestion des alertes : signalement.claranet@protonmail.com
• Indiquer comme objet du message « personnel et confidentiel - signalement d’une alerte au titre de la loi Sapin 2 »

7. Une fois mon signalement envoyé, que se passe-t-il ?

7.1 Je reçois un accusé réception

Le Comité accuse réception de votre signalement par le même canal que celui que vous avez choisi (voie postale ou électronique) dans un délai maximum de 7 jours ouvrés à compter de sa réception.

L’accusé réception contient :

• La date de réception du signalement
• Le numéro d’identification/ de référence de la demande
• Le délai dans lequel vous serez informé de la recevabilité de votre signalement
• Les modalités suivant lesquelles vous serez informé des suites données à votre signalement à la suite de l’instruction et les motifs de cette décision.

L’accusé de réception ne vaut pas recevabilité du signalement

Pour tout échange, vous devez renseigner le numéro d’identification / de référence de la demande.
Tous les échanges ultérieurs doivent respecter les mêmes exigences de confidentialité que celles définies pour l’envoi initial du signalement

7.2 Quelle est la suite donnée à mon signalement ?

8. Que faire en cas d’absence de prise en charge de mon signalement ou de délais de prise en charge non raisonnables ?

9. La spécificité des signalements anonymes

La loi autorise la réalisation de signalements anonymes.

Le cas échéant, l’auteur du signalement doit adresser son signalement conformément aux points 6.2 et 6.3 de la présente procédure et attester dans son signalement qu’il remplit les conditions pour réaliser une alerte. Si l’auteur du signalement souhaite être informé des suites données à son alerte il doit communiquer un moyen d'échange ne permettant pas de l’identifier ( boîte postale, adresse mail non nominative, etc).

Dans le cas où le lanceur d’alerte a communiqué un moyen d'échange, la procédure définie au point 7.2 sera appliqué, dans le cas contraire le signalement sera traité en suivant les étapes ci-dessous.

Le Comité procède au traitement du signalement et apprécie les suites à donner au signalement en fonction des allégations contenues dans le signalement.

Dans la mesure du possible nous vous recommandons d’opter pour un signalement dans lequel vous êtes identifié.

10. Les sanctions

Plusieurs sanctions sont prévues par la loi Sapin 2, modifiée en cas de manquement aux obligations définies par cette même loi.

Art.9 loi Sapin 2, modifiée

Le fait de divulguer les éléments confidentiels suivants : identité de l’auteur du signalement, des personnes visées dans le signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende.

[ La divulgation d'éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte n’est possible qu’avec son consentement, sauf dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement du signalement sont tenues de dénoncer les faits à l’autorité judiciaire.

La divulgation des éléments de nature à identifier la personne mise en cause ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établie le caractère fondé de l’alerte ]

Art.13 loi Sapin 2, modifiée

“I.-Toute personne qui fait obstacle, de quelque façon que ce soit, à la transmission d'un signalement aux personnes et organismes mentionnés aux I et II de l'article 8 est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende.

II.-Lors d'une procédure dirigée contre un lanceur d'alerte en raison des informations signalées ou divulguées, le montant de l'amende civile qui peut être prononcée dans les conditions prévues aux articles 177-2 et 212-2 et au dernier alinéa de l'article 392-1 du code de procédure pénale ou par les juridictions civiles en cas d'action abusive ou dilatoire est porté à 60 000 euros.”

Art 13-1 loi Sapin 2, modifiée

“Les personnes coupables des infractions prévues à l’article 13 encourent également la peine complémentaire d'affichage ou de diffusion de la décision prononcée, dans les conditions prévues à l'article 131-35 du code pénal.” ]

D’autres sanctions ( pénale, civile, disciplinaire) pourraient être prononcées en fonction de la situation.

11. Confidentialité et protection des données personnelles

Principe
Claranet met en œuvre les mesures adéquates pour garantir la stricte confidentialité, des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.

Accès et communication des informations

• Seuls les membres du Comité sont autorisés à accéder aux informations relatives au signalement.
• Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à l’autorité judiciaire. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.
• Les informations recueillies dans le cadre du signalement ne peuvent pas être communiqués à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour traiter le signalement. Le cas échéant, cette transmission :
  doit garantir la confidentialité des informations
  nécessite de recueillir le consentement de l’auteur du signalement si les éléments communiqués sont de nature à l’identifier.

• Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

La divulgation de ces informations confidentielles est punie de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende

Dans le cas où un collaborateur et/ou une équipe de Claranet reçoit un signalement, il s’engage à le transmettre sans délai au Comité.

Confidentialité et protection des données personnelles

La mise en place de la procédure de recueil des signalements conduit les entités de Claranet à traiter des données à caractère personnel relatives à l’auteur du signalement et de toutes personnes mentionnées dans le signalement et la procédure de traitement du signalement.